労務管理コラム
勤怠管理のデータとPCログの実態乖離について調査するよう指摘を受けたというご相談が多く寄せられます。IPO（上場）の審査準備を進めていれば必ず指摘を受けますし、毎年発表される労働基準監督署の監査実績でも、勤怠管理とPCログとの突合せにより実態確認をすること、という指導事例が増えてきました。一方で、PCログが本当に労働実態を示しているのか？という点については慎重に検討する必要があります。そこで、今回はPCログと勤怠管理の相関関係と、それぞれの特性について解説していきたいと思います。
勤怠管理においてPCログとの突き合わせを求められる理由
厚生労働省は、労働時間の適正把握について公的なガイドラインを定めています。このガイドラインでは、労働時間の把握方法について法的に認められるための具体的な条件が列挙されています。まずは原則的な方法についてご紹介します。
| （1）始業・終業時刻の確認及び記録 使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること。 （2）始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法 使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。 ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。 イ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。 |
出典 厚生労働省 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
（2）アの「使用者が自ら現認して記録する方法」は「労働者は使用者の目の届く範囲に必ずいる」ということを前提とした原始的な方法であり、あまり現実的とはいえません。
（2）イは「客観的な記録方法」です。ただし、現代社会でタイムカードを客観的記録と呼ぶのは無理があると思いますので、ここは入退室デバイスによるログ管理またはPCログをそのまま労働時間として採用する場合などを指していると考えられます。これらは基礎データなので、実務的には、実態に応じて適宜補正することになります。
さて、一般的に議論となるのは以下の（3）です。上記の原則的な方法が難しく、自己申告制によりこれを行わざるを得ない場合に以下の措置をとるよう定められています。（読みやすくするため、内容を要約しています。）
| （3）自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う場合の措置 ア 残業申請する労働者に対して適正に自己申告を行うよう十分な説明を行うこと。 イ 管理者に対して、適正な運用とガイドラインの趣旨について十分な説明を行うこと。 ウ 労働者が申請した労働時間が、実際の労働時間と合致しているか、実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。 入退場記録やパソコンの使用時間の記録が、自己申告時間と、著しい乖離が生じているときには、実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。 自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、 上限を超える申告を認めない等、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならないこと。 時間外労働削減のための社内通達や定額残業代（みなし残業代）などの措置が、適正な申告を阻害する要因となっていないかについて確認するとともに、当該要因となっている場合 においては、改善のための措置を講ずること。 |
これらを具体的に大別すると、以下のとおりとなります。
①主たるデータをPCログデータ、入退室デバイスデータとし、本人の申告を従たるデータとして是正する方式
②主たるデータを勤怠管理システムの打刻時間とし、従たるデータをPCログデータとして補正する方式
この２つは似てる非なるものです。いずれにせよ世の中の会社はこれらのいずれかのやり方による勤怠管理を選択する必要があるわけです。世の中のほとんどの会社では勤怠管理システムが使われており、その多くは「残業の申請ワークフロー」を利用しています。
勤怠管理において「残業の申請ワークフロー」を利用する会社は、おおむね（3）に該当し、結果として主たる勤怠記録の他に「必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をする」という必然性があるということになります。直接的にはこれが「勤怠データとPCログの突き合わせを求められる理由」と言っていいと思います。
東京労働局の是正指導・勧告実績に見る勤務実態調査の重要性
令和5年10月31日に公表された令和4年度の東京労働局の資料によると是正指導対象事業所数と指導内容の内訳は以下の通りです。（是正指導実施事業場4,673 事業場のうち、労働時間の把握が不適正なため指導したもの1,044事業場）
出展 厚生労働省 長時間労働が疑われる事業場に対す令和４年度の監督指導結果の公表
① 始業・終業時刻の確認・記録違反 580事業場
② 自己申告制の説明 62事業場
③ 実態調査の実施違反 448事業場
④ 適正な申請阻害要因 23事業場
⑤ 管理者の責務の排除 13事業場
上記の通り、①始業・終業時刻の確認・記録違反と③実態調査の実施違反が突出しているのがわかります。このデータからも、企業にとって勤怠管理とPCログにによる実態調査がいかに難易度が高く取り組みにくい課題であるかということがよくわかります。
IPO（上場）審査の勤怠管理でPCログは絶対なのか？
PCログは労働時間の推認にあたり重要な参考データとなりうる
では、IPO（上場）労務審査ではPCログは絶対的存在なのでしょうか？結論としては、必ずしもそうではありません。もちろんPCログは勤怠管理の裏付けとなる重要な参考データであり、それにより労働時間の実態を把握し、適切な労働環境を維持することが求められますが、絶対的に信頼がおける主たるデータになりうるかというのはまったく別の話です。
勤怠管理データとPCログを突合せする際にはPCログの生成タイミングやPCログの信頼性、適用範囲などを考慮に入れる必要があります。例えば、PCを使用しない業務がある場合や、外出先での業務が多い場合などは、PCログだけでは正確な労働時間を把握することが難しいでしょう。働き方によって労働管理とPCログの親和性は変わりますし、それによって勤怠管理の方法も変わるべきなのです。
ちなみに大変参考になる資料として、厚生労働省労働基準局が、局内通達として労災補償課長向けに出した「労働時間の認定に係る質疑応答」の文書があり、そちらには以下のような記載があります。
出展 労働時間の認定に係る質疑応答・参考事例集の活用について 厚生労働省労働基準局補償課長より
| （労災事故が起きた場合の調査の留意点） タイムカード、出勤簿、業務日報、自己申告記録、事業場への入退場記録、警備会社からの警備記録、開錠記録、パソコンの使用状況のログ、ファックス、メールの送信記録等の客観的な記録を収集すること。また、請求人、事業場関係者からの聴取等により、所定始業時刻前に被災労働者が労働に従事した内容、被災労働者の状況・様子、在社状況、所定始業時刻より前の時間帯に被災労働者が労働することについての使用者からの指示や命令及び使用者の認識、使用者から労働することを義務付けられ、又は労働を余儀なくされていた状況の有無等を確認すること。 |
この記載を見ると、労災事故発生時の労働時間の認定について労働局の担当官は、かなり慎重に周辺情報を収集し調査する姿勢がうかがえます。
また、以下は労働時間の認定に関する参考判例です。
| 【令和元年6月28 日付け東京地方裁判所判決】（争点：割増賃金請求） （論点）所定始業時刻より前の時刻にパソコンのログの記録があるが、どちらを始業時刻と評価すべきか （判決概要） 被告においては週初めの午前8時30 分から朝礼が行われていたところ、ログ記録は、内容的にもこうした事実に多く沿っているとみることができるほか、グループウェアのタイムカード記録（出勤記録）との齟齬もほぼ認められず、むしろ、ごくごく断片的証拠ではあっても、被告の業務に係る画像データや動画データの更新日時との符合も認められる。（中略）・・・他に的確な反証のない限りは、ログ記録を手掛かりとして原告の労働時間を推知するのが相当である。 もっとも、始業に際しては、一般に、定時に間に合うよう早めに出勤し、始業時刻からの労務提供の準備に及ぶ場合も少なくないから、ログ記録に所定の始業時刻より前の記録が認められる場合であっても、定時前の具体的な労務提供を認定できる場合は格別、そうでない限りは、基本的に所定の始業時刻からの勤務があったものとして始業時刻を認定するのが相当である。 |
IPO（上場）労務DDをやっていると「始業時刻より前にPCログがある場合はどうすればよいのか？」というお問合せをたくさんいただきますが、上記の通り、PCログは勤務実態をあらわす手掛かりにはなりますが、労働時間の認定にあたっては、まさに実態として労働があったのか？あったとして、それは使用者からの具体的指示なのか、あるいは労働を余儀なくされた特段の事情があったのか？といった点を総合的に考慮して判断されます。
なお、上記文末にある通り、単に通勤調整のために早く来ている場合などは、労働時間にはあたりません。ただし、実際に業務を行い、それを使用者が黙認しているような場合は労働時間になる可能性があります。この点、会社のルールをしっかりと作っておき、労働者に周知しておく必要があると考えます。
始業時刻前の打刻については以下のケーススタディでもご紹介しておりますので参考にしてください。
IPO（上場）審査で勤怠管理の実態乖離は必ず指摘される
法的な整理をすると前述の通り、PCログは重要な参考データにはなるもののイコール労働時間ではありませんが、現場のIPO（上場）労務審査においては、かなりの割合でPCログとの突合による勤務実態の確認を求められます。
特にエンジニアを要するIT系の会社や、テレワークを採用している会社においては、審査サイドも潜在的な長時間労働に対して、警戒心を強く持っているような印象を受けます。会社としては、そうした事情を鑑み、積極的かつ事前にこれらの突合作業ができる体制を構築しておく必要があるでしょう。
その一方で、PCログが唯一絶対の証拠となるわけではありません。なぜなら、PCログはあくまでPCの稼働時間を示すものであり、労働時間とは必ずしも一致しないからです。例えば、一部の業務内容や打ち合わせ時間はPCを使用せずに行われることもありますし、逆にPCを使っている時間全てが業務時間とは限りません。そのため、PCログを用いて勤怠管理を行う際には、そのデータをどのように解釈し、活用するかが重要となります。
勤怠管理に関するログの種類とは
PCログと一言で言ってもログにはさまざまなイベントログがあり、PCの状態によってログの記録方法は変わります。一般的には勤怠管理のデータと比較するために、取得すべきPCログはPC稼働の始点と終点を獲得するのが第一目標になります。
一方で実際に各日の詳細を見ればPCが全く稼働していない時間（スリープなど）を取ることもできます。ただ、これらの非稼働時間を労働時間から控除している会社はほとんど見かけません。
PCログの始点と終点の差分を勤務とするなら理論上ノンアクティブな時間はすべて控除可能といえますが、非稼働時間を控除すると、PCログだけが勤務実態ではない、という逆説的な論点が立ち上がってしまうからです。この点、会社側は許容範囲であれば控除しない、という対応をとることで余計な論点を省いているともいえます。
したがって、やることとしては、まずは始点のPCログを何にするのか、終点のPCログを何にするのか？についてPCのOSバージョンや監視ソフトのPCログの残し方によって設定ルールを検討することになります。（この最初の決め事は結構重要です。）
なお、現段階のWindows10以降の勤怠に関するPCログについては概ね以下のようなログが存在すると考えられます。（私の個人的な認識です。）
| イベントログ | PCの状態 |
|---|---|
| 起動 | 電源オン |
| シャットダウン | 電源オフ |
| スリープ | 省電力モード |
| 画面ロック | 画面の電源オフ |
| アクティブ | 操作画面に何らかの入力がされている状態 |
| ログオン | Windowsログオン、またはPC監視エージェントの起動 |
| ログオフ | Windowsログオン、またはPC監視エージェントの終了 |
勤怠管理データとPCログを突合せする場合の注意点
PCログと勤怠管理はそれぞれ専門の会社に相談した方がよい
ローカルPCのログは、たくさんのイベントログが発生する上、PCメーカーや、OSのバージョンによってPCログの取り扱いが変わるため、自力で調査するのはまず不可能だと思います。
さらに、退職者から引き継いだパソコンなのか、共有PCの稼働時間はどう考えるのか？など「PCログ記録当時、誰が使ったのか」が不明だとさらに管理は困難です。こうした点を考慮のうえ、IT資産管理ツールやPCログ監視システムを提供している専門の会社に相談のうえ、自社の運用にあったツールをご検討いただければと思います。
なお、昨今のIT資産管理ツールでは外部から勤怠管理データを月次単位でインポートしてPCログと自動的に突合せをしてくれる便利なものも散見されます。こうしたツールを使いながら役立てていきましょう。
勤怠管理と比較するPCログは稼働の始点と終点
前述したとおり、PCログと勤怠管理データの突合を行う場合は1日のPC稼働の始点と終点のログを獲得し、勤怠管理データの業務開始・終了と突合するほかありません。しかし、PCログの稼働時間と実際の労働時間は必ずしも一致しないのが現実です。例えば、休憩時間中でもPCの電源は切られずに稼働していることがあります。また、仕事を終えてからPCをシャットダウンするまでの時間も、実質の労働時間とは異なる場合があります。このような状況を考慮しながら、PCログと勤怠管理データを比較・分析することが求められます。
著しい誤差が出ている場合は中身を精査する
勤怠データと突合のうえ著しい誤差が出た場合には、その日の業務内容のヒアリング、PCログの精査などを行い勤務実態の確認を行い適宜補正していきます。このときに上記PCログと勤怠データの性質の違いについてもよく理解しておく必要があります。
個人的には始業前、終業後それぞれ30分程度を超えて乖離がある場合は個別調査した方がよいと考えます。1日1時間程度の乖離と考えると、月20時間程度の乖離となります。このぐらいのボーダーラインでさえ、乖離が続出する場合は、運用が回っていないことになるため、管理方法自体を抜本的に見直す必要があるかもしれません。
労働基準法では午前0時をまたぐ勤務は継続一勤務となる
PCログの特性として終点が0時をまたぐ場合は、翌日扱いとなります。一方、労働基準法では0時またぎの勤務は一勤務として考えます。実態乖離を確認する場合は、こうした特性の違いも考慮しなければなりません。
例えば、深夜1時まで勤務した場合、労働基準法では終点となりますが、PCログとしては翌日の始点となってしまいます。
このパターンが多いと乖離値が膨大な値となり、突合データとしてはまったく使い物にならなくなります。
こうした特性から深夜帯の勤務が多い業種ではPCログによる実態確認は難しいといえるでしょう。
Windowsシャットダウン時に更新誤差が発生する場合も
Windowsはシャットダウン操作をした後に、OSのアップデートが入る場合があります。このため実際にシャットダウンしたつもりが更新エラーなどにより終了ログに誤差が出ることも少なくありません。
このように、PCログを使用することで生じる問題点は多いです。しかし、それらを理解し、適切な対策を行うことで、PCログは勤怠管理の実態確認において非常に有効な手段となります。特に、テレワークが増えた現代において、PCの操作状況をリアルタイムで把握することは、労働時間管理や業務効率化において重要な要素となります。
一方、PCログだけで勤怠管理を行うことは難しいです。そのため、一般的には、タイムカードや勤怠管理システムと組み合わせて使用されます。これらのシステムは、出勤・退勤時間を正確に記録することが可能で、PCログとの突き合わせにより、実際の労働時間をより正確に把握することができます。
しかし、その際には、PCログと勤怠管理システムのデータ形式や取得方法が異なるため、データの統合や分析には注意が必要です。また、PCログには個人情報が含まれるため、その取扱いにも細心の注意を払う必要があります。
以上のような点を踏まえた上で、PCログの取得方法や利用範囲、個人情報の取扱いについて明確に定め、従業員に周知することで、労働時間管理の透明性を確保し、適正な労働環境を作り上げることが可能となります。
過去勤務債務の精算にPCログは使えるのか？
過去勤務債務の精算をする理由とは？
過去勤務債務の精算とは、従業員が過去に働いた時間に対して未払いの給与が存在する場合に、それを計算し、支払うことを指します。残業代未払いなどが該当します。PCログはここでも役立ちます。なぜなら、PCの起動時間や操作履歴は、従業員がいつからいつまで働いていたのか、具体的な労働時間を特定するのに有効な手段だからです。
しかし、PCログだけで精算を行うのは適切ではありません。なぜなら、PCの操作時間すべてが実働時間とは限らないからです。例えば、PCを起動したまま休憩を取る、または他の仕事をするといった場合、PCログだけでは正確な労働時間を計測することはできません。したがって、タイムカードや勤怠管理システムとの併用が必要となります。
また、過去のログを用いて精算を行う場合、その期間や範囲、精算方法などを明確に定めることが重要です。これは、従業員と企業間でのトラブルを防ぐため、また、公平性を保つための必要な措置です。
次に、自社の働き方に合った「勤怠管理のガイドライン」を作成することについて考えてみましょう。このガイドラインは、労働時間管理の枠組みを明確にし、従業員が安心して働ける環境を作るための道しるべとなります。具体的には、労働時間の計測方法、休憩時間の取り方、残業の扱い、過去勤務債務の精算方法などを明記します。これにより、企業は従業員に対する公平な労働環境を提供することができ、労働者の満足度や生産性を向上させることが可能となります。
以上のように、PCログは勤怠管理における重要なツールであり、適切に活用することで労働環境の改善に大いに貢献します。ただし、その活用に当たっては、データの取扱いやプライバシー保護、そして公平性の観点から注意が必要です。それらを踏まえた上で、PCログを有効に活用し、より良い労働環境を実現しましょう。
実際にはローカルPC上の稼働ログはそれほど残っていない
Windowsのイベントログはデフォルトの設定では、「1種類のログにつき、それが20MB以上になると古いイベントを上書きされる」となっており、もっといえば手動で消去もできます。私も、試しにイベントビュアーでログオンイベントを掘り返してみたところ、ローカルPCのログは3か月程度しか残っていませんでした。
PC側の設定がいい加減だとログの信ぴょう性は下がる
また、PCに対する従業員側の運用ルールも周知徹底しておかないと、単に乖離ばかりが出る結果になりかねません。PCの稼働ログをより勤務実態に近づけるためには、PC側のスリープ動作やスクリーンセーバーの動作を、会社として統一的に設定しておく必要があります。
また、PCログを勤怠管理に活用するためには、従業員一人ひとりがログインやログアウトのタイミングを正確に把握し、それに従って行動することが求められます。これには、各従業員の意識改革も必要となります。
過去勤務債務の精算は経験値の高い社労士に相談を
このように、過去勤務債務の精算をする場合にPCログを掘り返して比較参照するという試み自体はやる価値がありますが、3か月程度のいい加減なPCログしか出てこなかったり、PCをとっかえひっかえいろんな人が使っている場合などは全く使い物になりません。しかし、IPO（上場）の労務審査においては最大で過去3年分の勤務実態調査を行い、精算する必要に迫られます。このため、別の方法によって過去の勤務実態を推定していくような手法を検討しなければなりません。こうなると経験値の高い社労士に相談のうえ貴社ならではの最適解を模索していくしかありません。
自社の働き方に合った「勤怠管理のガイドライン」を作成する
最後に、これらの問題を解決するために、自社の働き方に合わせた勤怠管理のガイドラインを作成することをお勧めします。ガイドラインではまず「労働時間の定義」を定め、そもそも労働時間に対する労使間の認識を一致させる必要があります。そのうえで打刻方法や、運用ルールを細かく定め、全社員に周知することで、秩序のとれたPCログを取得できるようになり、適切な勤怠管理を実現することができるのです。
以上、PCログと勤怠管理の関連性について解説してきました。PCログは、勤怠管理の正確性を担保するための重要な参考データとなりますが、その運用には非常に大きな負担が伴いますので、実効性のあるものとする準備が何よりも大切です。PCの設定、業務の開始方法、終了方法について、自社の労務部門だけでなく、IT部門や関係部門とよく相談のうえ、勤怠管理システムと整合性のとれた統一的運用ができるようしっかりと準備していきましょう。
ご相談レベルで構いませんので、まずはお気軽にお問合せください↓
この記事を書いた人
佐藤 貴則
株式会社エスティワークス 代表・特定社会保険労務士
明治大学卒業後、上場メーカーにて勤務。 最前線において管理職（ライン課長、プロジェクトマネージャー等）を歴任し、現場のマネジメントにあたる。平成16年に社会保険労務士資格を取得。その後、独立して株式会社エスティワークスを設立。平成18年に新たに開始された特定社会保険労務士制度 第1期合格のうえ付記。中小企業を中心に社内規程の整備、労務管理のコンサルティングを行う。 また、IPO（上場）労務分野に強みを持ち、これまでに大手アパレルＥＣ系ベンチャー、ＡＩベンチャーなど日本を代表する30社以上のベンチャー企業のIPO（上場）支援実績がある。
