労務管理コラム
就業規則は、従業員を雇用する企業の労務管理に不可欠かつ、重要な文書です。しかし、その作成や見直しには複雑な法律や契約の知識が必要なため、多くの企業は社労士などの専門家に依頼しています。
今回は、就業規則の作成を社労士に依頼する具体的なメリットや、依頼時のポイントについて詳しく解説します。就業規則を社労士に依頼したいと考えている方には必見の内容です。
就業規則の法的な位置づけと重要性とは？
就業規則と労働基準法の関係性とは？
就業規則は労働基準法に基づいて作成されるため、法令を遵守した内容でなければなりません。具体的には、労働基準法で常時10人以上の労働者を使用する事業場において、就業規則の作成が義務付けられています。
| 労働基準法 第89条 「常時10以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。」 |
行政官庁とは、労働基準法の取締官庁である労働基準監督書とのことです。次に掲げる事項とは以下の通り厚生労働省令（労働基準法施行規則）により具体的に記載事項が決まっています。以下に省略してわかりやすく記載します。
絶対記載事項
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会社にルールがある場合の記載事項
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これらに規定されている事項の多くは、労働条件にかかわるものなので、雇用契約書における「労働条件明示義務」の内容と類似しております。
詳細についてはこちらの過去記事をご確認ください。↓
就業規則と雇用契約書の関係性とは？
就業規則と雇用契約書は密接に関連しています。雇用契約書は個々の労働者との契約であるのに対し、就業規則は企業全体の労働条件を定めたものです。これにより、雇用契約書に明記されていない事項も、就業規則によって補完されることになります。
就業規則は、雇用契約書と一体不可分であり、労働者と使用者の権利と義務を明確にする重要な役割を果たします。そのため、就業規則の適切な作成や、法改正や労働環境にあわせた定期的な見直しは、労務トラブルの予防や企業のコンプライアンス強化に不可欠なのです。
なお、就業規則の内容を下回る個別の労働条件は無効となり、無効となった部分については就業規則の条件まで何らの手続きを経ずに引き上げられます（就業規則の部分無効、自動引き上げ）。
この関係をまとめると
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法的な効力に関する優先順位については、原則として以下の通りとなります。
法令 ＞ 労働協約 ＞ 就業規則 ＞ 個別労働契約 |
労働協約は労働組合との契約となるため、労働組合に加入していない場合は以下の順序で覚えておくといいでしょう。
法令 ＞ 就業規則 ＞ 個別労働契約 |
こうしてみると就業規則がいかに強い効力を持っているか、がわかります。
但し、就業規則の内容を上回る個別の労働条件がある場合については、その部分は個別契約の内容が有効となります。
この点は十分に注意する必要があります。労働条件が競合する場合は労働者が有利な定めを優先されるということです。
就業規則と社労士の関係性とは？
社労士は、就業規則の専門家です。就業規則は作成後、労働基準監督署に提出する必要がありますが、アドバイスを受けるだけでなく、その届け出まで依頼することも可能です。
就業規則の作成には、専門的な知識と実践的なノウハウが求められます。自社で作成する場合でも、経験豊富な社労士であれば、適切な助言を提供してくれるでしょう。労働基準法を国家資格の試験範囲としている社労士は、士業の中でも就業規則の専門家と位置づけられる存在です。
就業規則と労働基準監督署の関係性とは？
就業規則を管轄する労働基準監督署とはなにか？
労働基準監督署は、厚生労働省の地方支部局として、労働基準法や労働安全衛生法の遵守を監督・指導する機関です。労働基準法をはじめ所管する法律に基づき、必要に応じて事業所への立ち入り点検などを行い、労働条件確保・改善の指導、安全衛生の指導などの業務を行っています。
就業規則は、企業が、労働基準法に基づいて労働条件を定めるものであり、常時10人以上の労働者を雇用する企業は、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。
就業規則の届け出義務がある会社については、新規作成や改定の都度、最新規程を届け出る必要があります。この際に労働者代表の意見書を添付することも必要です。
就業規則の不備で是正勧告を打たれる場合も
労働者が企業側の対応や、労働条件に疑問を持って労働基準監督署の窓口に相談に行くことを通称「駆け込み」といいますが、駆け込みが発生すると、労働基準監督署の監督官による立ち入り調査が行われる場合があります。
この際、就業規則や賃金規程が労働基準法に反していないか？就業規則と実態があっているか？についても詳細に確認されます。万が一不備が確認されれれば、監督官から是正勧告書という文書が発行され、行政指導が行われます。
ちなみに、労働基準監督官の別名は「特別司法警察職員」です。いわば、労働関連諸法令の警察です。
彼らは是正勧告にも従わず、故意、悪質だと考える事業主を書類送検することができます。特にタイムカードの改ざんをした会社が書類送検されたというニュースも散見されます。
刑事事件となった場合、会社としては社会的信用が失墜するだけでなく、従業員やその家族に対する信用を失う可能性もあります。
ちなみに、駆け込み以外にも、各労基署の監督方針により、定期的かつ無作為に監査に入る可能性もあるため、いつ監査に入られても問題ないように日頃から社労士などの専門家に相談のうえ規程を整備しておく必要があるでしょう。
就業規則の具体的な内容とは？
就業規則の本則とは
就業規則の本則とは「就業規則」という名称がついた規則を指します。
一方、労働基準法でいうところの就業規則とは、就業規則の関係規程（賃金規程、育児介護休業規程など）すべてを指します。
本来、「就業規則の本則」の中に労働時間や、賃金、安全衛生、育児介護休業などをすべて記載してもよいのですが、別規程に分類した方が
- 法改正に対応しやすい
- 労働者が見やすい
といった運用の利便性もあります。特に、賃金規程については、その重要性からほとんどの会社が本則とは別の規程を作成しています。
以下は就業規則の規程類（一例）です。
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就業規則の適用対象者
就業規則には必ず適用対象者を明確に記載しておく必要があります。
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といったことを明確にしておかなければ、本来適用外なのに自分は適用になっているはず、と思っている社員がいたり、適用されていること自体を知らなかったり、といった事態が発生し労働条件面でトラブルになる可能性があります。
なお、適用関係を大きく分けると以下のような分類となり、自社の状況に応じて雇用形態別の就業規則を作るべきか検討する必要があります。
これは規程全体をどのように構成するかという、いわば基礎となる部分であるため、しっかりと検討してから作成に入りましょう。
【適用関係の例示 】
社内呼称 | 契約形態 |
|---|---|
正社員 | 無期 ／ 月給制 |
契約社員 | 無期 or 有期 ／ 月給 or 年俸 |
パートタイマー | 有期 ／ 時給 |
無期転換社員 | 無期 ／ 時給・月給 |
労働日と労働時間、休暇
次に、労働日と労働時間に関する規定です。
雇用契約は
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を約する等価交換の契約（契約当事者の双方が互いに債務を負担する法律的な対価関係にある契約）です。
つまり、使用者と労働者が合意のうえで
「働く日と時間」
を決めておく必要があります。これには始業・終業時刻、休憩時間、休日、時間外労働に関する取り決めを含んでおり、従業員がどのような働き方をするのかということも含みます。
なお、雇用契約書でも休日や休暇に関する記載はしておく必要がありますが、就業規則では更に細かく記載する必要があります。
例えば、以下のようなものを記載することが考えられます。
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賃金に関する定め
賃金規程には、基本給や時間外手当、通勤手当、家族手当などの各種手当の支給基準を詳細に記載することが求められます。
また、給与の計算方法や支給日、支払い方法についても明確にする必要があります。賃金に関しては労働基準法により厳密にルールが決まっていますが、それ以上に賃金の取り決めは従業員にとって日々の生活に直結する重要な約束事です。
- 自分の働いた分がいつ支払われるのか？
- 賞与はあるのか？
- 退職金はあるのか？
- 年収はいくらになるのか？
これらを明らかにすることで従業員の不安は解消されるはずです。
最近は、定額残業代を採用する会社が非常に増えました。定額残業代に対して、何時間分の残業代を含むのか、固定残業時間を超えた場合の支払いに関する取り決めをしておく必要があります。
定額残業代に関するQ&Aはこちらから↓
ちなみに、賃金に関する定めは、雇用契約上も大変重要な位置づけであることから就業規則とは別規程にするのが一般的です。賃金規程として独立させることで従業員もイントラネットなどで確認しやすくなるというメリットがあります。
服務規律に関する定め
服務規律は、職場での基本的なルールやマナーを定めたものであり、従業員の行動基準を示しています。これには、職場での勤務態度、遅刻や早退の取り扱いや、業務時間中のスマートフォンの使用制限、機密情報の取扱いに関する規定も含まれます。
こうした服務規律は遵守事項と呼ばれ、職場のルールを明確化し、従業員間のトラブルを未然に防ぎ、職場の秩序を保つために設定されます。
以下は服務規律の一例です。
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特に、最近の企業はカルチャーを大切にする傾向にあり、自社の経営理念や、CREDOなどの会社側のメッセージを服務規律の一部に規範規定として定める事例も増えてきたように思います。
懲戒処分に関する定め
懲戒規定については、従業員が不適切な行動をした場合にどのような措置が取られるのかを明確にしておくものです。企業の懲戒権（従業員を処分する権利）はこの懲戒規定が根拠となるため、懲戒規定がない会社は原則として非行があった従業員を懲戒処分することができない、ということになります。これは大変重要な点であるため、よく認識しておく必要があります。
懲戒規定には不正行為や重大な違反行為に対する抑止的な効果も期待できるため、その内容はできる限り具体的かつ網羅的に記載しておくことをお勧めします。
解雇に関する定め
解雇規定も重要な項目です。解雇に関する規定は、万が一会社が労働契約を解約せざるをえないやむを得ない事由が発生した場合に、行使する解約権です。安易な行使は許されませんが、解雇においては根拠規となりますので、企業にとって解雇規定の整理は必須といえます。
具体的には、以下の通りです。
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ちなみに、就業規則の定めに従って解雇予告をしたからといって、必ずしも解雇の合理性が担保されるわけではありません。
解雇は労使間の契約を、使用者側の都合により一方的に終了させる強力な措置であるため、解雇権の行使にあたっては慎重な対応が必要です。
特に労働基準法上の解雇予告をクリアしたからといって、解雇の民事的有効性が成立するわけではないことには注意が必要です。
解雇は原則としては労働契約の一方的な解約ですから、合理的な理由がなければ民事でも損害賠償請求の対象となりえます。
解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合、権利を濫用したものとして無効となります。
判例によって確立されたこの考え方を解雇権濫用法理といいます。この考え方は労働契約法によって立法として整理されました。
とはいえ、解雇の合理性判断は、非常に難しく非違行為の内容、それによって会社が被った損害の重大性、労働者が悪意や故意でやったのか、会社側の改善指導は十分だったか、など、さまざまな事情が多角的に考慮されたうえで、最終的には裁判所において判断されます。
このため、不適切行為が散見される従業員への対応は、早期に労使紛争に強い専門家への相談を開始すべきであるといえるでしょう。
ちなみに事業所閉鎖などに伴う解雇は整理解雇と呼び、このような枠組みとはまったく異なる要素で判断されます。
その他の定め
この他にも、試用期間、休職制度など労働条件となるさまざま規定を定めていく必要があります。これらの規定も、ボリュームや改定頻度を考慮のうえ別規程にするか、就業規則本則に盛り込むかについて専門家と協議のうえ効率的な構成にするようにしましょう。
就業規則を社労士に依頼するメリット
社労士の専門知識による安心感
社労士は労働基準法と就業規則の専門家です。特に就業規則の作成や改訂においては、労働基準法や関連法令の専門知識と経験が非常に重要になってくるため、優秀な社労士は企業にとって重要なパートナーとなります。
基礎的な知識はもちろんのこと、労働関係の法令は改正が頻繁に行われるため、企業は常に最新の法改正情報を把握し、就業規則に反映させることが求められます。これを企業が独自で行うことはかなり難易度が高いといえるでしょう。
社労士によって情報収集の仕方は異なると思いますが、労働法に関する業界紙や刊行物を定期購読している事務所であれば労働法の法改正を法案レベルの段階からキャッチアップしていくことも可能です。
特に、労働法改正の場合は、施行日まで1年程度の猶予があることが多く、その間に就業規則の改定準備を進める必要があるため、情報収集能力の高い社労士からのアドバイスは企業の労務管理にかかせないものといえます。
社労士のノウハウによる労務トラブルへの予防
就業規則を適切に整備することで、企業は労務トラブルのリスクを大幅に軽減することができます。最前線で実績を積んでいる社労士であれば、たくさんの労務トラブルの場に立ち会っているはずです。
企業が直面しうる法的リスクを事前に把握し、就業規則に対し、それらの予防策を講じることで、トラブル発生時の対応もスムーズに行うことができるようになります。
また経験豊富な社労士であれば、類似業種の他社事例をたくさん取り扱っているはずです。同業他社ならどのような対応をするのか？一般的にはどのような対応が多いのか？といった疑問にも、より的確なアドバイスを提供してくれるでしょう。
社労士の探し方
信頼できる人からの紹介
どの業界も共通していえることだと思いますが、知人からの紹介は、信頼性の高い情報源です。特に、自社と同じ業界で働く企業の経営者や労務担当者に、信頼できる社労士を紹介してもらうことで、実績ある社労士を見つけることができる可能性は高まります。
例えば、IPOを目指す企業の場合には、主幹事証券会社、監査法人や、会計系IPOコンサルタント、弁護士法人からの紹介も有効な方法であると考えます。実際にIPOした企業の支援をしている専門家の紹介は心強いものです。
ただし、人気のある社労士はニーズが高く、タイミングによっては依頼できないこともあります。身近で信頼できるところに早めに相談していくことをお勧めします。
キーワード検索による社労士探し
どこにもツテがない場合は、インターネットを活用して社労士を探すことも有効な方法です。ただキーワードを入力するだけでなく、いくつかのポイントを押さえて検索を行うと良いでしょう。例えば、「就業規則 社労士」といった基本的なキーワードに加え、「業界」を組み合わせることで、より自分に合った社労士を見つけやすくなります。
また、検索結果に表示された社労士のホームページを細部までチェックすることで、その社労士の専門性や実績、クライアントを確認することができるはずです。
社労士の選び方
社労士事務所のホームページの出来栄え
個人的にはホームページはその社労士が信頼できるか否を判断をするための重要なファクターであると考えています。
しっかりしたホームページを作成するのは非常にコストがかかります。そうした多額のコストをかけてでも、事務所の看板であるホームページをしっかり作るという事務所はそれだけで信頼できます。
もちろん多額のコストをかけるだけの資金力があるのだから「活躍している社労士」という裏付けでもあります。
最も重視されるセキュリティ体制
セキュリティ体制は最も大切な要素です。社労士は膨大な個人情報を取り扱う仕事です。この点、自社の情報を預けるても安心できるのか？といった視点で確認する必要もあります。
ホームページの事務所概要をチェックしましょう。プライバシーマークなどのセキュリティ認証があれば安心です。また、全国社労士連合会にはSRP2という独自の認証制度もあります。
社労士の人数（規模）
社労士が所属する事務所の規模やサポート体制も確認しておきましょう。大規模な事務所の場合、複数の社労士が連携してサポートを提供することができるため、より多角的な視点からのアドバイスが期待できます。一方、中小規模の事務所では、個別のニーズに対してより細やかな対応が可能な場合もあります。
個人的には社労士事務所の規模感としては
- 中小で10人以上
- 大手で30人以上
といったイメージです。いずれにせよ、自社の規模や、ニーズにあわせて選ぶことが大切です。
社労士としての実績
自社の業界に強い社労士を選ぶことも大切です。特に、業界特有の規制や労務問題に精通している社労士は、より実践的なアドバイスを提供してくれるでしょう。
例えば
- IPO労務管理に強い社労士
- IT業界の就業規則に詳しい社労士
など、特定の分野に強みを持つ専門家を選ぶことで、より具体的で実効性のある支援を受けることが可能です。
面談時の社労士の印象
現在は多くの社労士事務所がオンラインによる初回面談に対応しているものと思われます。気になる事務所があったら、まずはお問合せから初回面談の申し込みをし、オンラインにて初回相談をしてみましょう。
オンライン面談では自社が持っている課題を相談するとともに、どのようなソリューションを提供してくれるのかを聞けるはずです。
その際に、その社労士と自分の考え方はどうか？コミニュケーションがとりやすいか？などホームページからはわからないことを確認するようにしましょう。
初回面談の印象というのは結構大事です。特にまだ費用が発生していない段階から、情熱的にしっかりと説明してくれる社労士は信用できると思います。
複数の社労士事務所と比較しながら自社に合った社労士を選んでください。
このように、自社に合った社労士を選ぶためには、
- ホームページの出来栄え
- セキュリティ体制
- 社労士の人数（規模）
- 社労士としての実績
- 面談時の印象
など多角的な視点から検討することが重要です。しっかりとリサーチを行い、自分に最適な社労士を見つけることで、就業規則の作成・改定をスムーズに進め、企業の労務管理を強化することができます
まとめ
就業規則を作成する上で、社労士へ相談することは、中長期的な法的リスクを回避するために非常に有効です。
就業規則の意義や、社労士の役割を理解し、必要な情報を事前に準備することで、スムーズに進めることができます。信頼できる社労士と連携し、労働環境の整備を進めることで、社員の働きやすさと企業の持続的な成長を実現しましょう。
就業規則の作成、社労士による労務DDならエスティワークスへ
エスティワークスはお客様の顧問社労士として、これまで数多くの就業規則の作成コンサルティングを行い、IPO（上場）準備や、IPO審査の最前線で伴走してきました。
我々が培ってきた実務ノウハウと最新の研究成果をぜひご活用ただければ幸いです。
ご相談レベルで構いませんので、まずはお気軽にお問合せください↓
この記事を書いた人
佐藤 貴則
株式会社エスティワークス 代表・特定社会保険労務士
明治大学卒業後、上場メーカーにて勤務。 最前線において管理職（ライン課長、プロジェクトマネージャー等）を歴任し、現場のマネジメントにあたる。平成16年に社会保険労務士資格を取得。その後、独立して株式会社エスティワークスを設立。平成18年に新たに開始された特定社会保険労務士制度 第1期合格のうえ付記。中小企業を中心に社内規程の整備、労務管理のコンサルティングを行う。 また、IPO（上場）労務分野に強みを持ち、これまでに大手アパレルＥＣ系ベンチャー、ＡＩベンチャーなど日本を代表する30社以上のベンチャー企業のIPO（上場）支援実績がある。
